Office 365 Üzerinde Arşiv Özelliğinin Aktifleştirilmesi, Retention Policy Atama, Arşivi Unlimited Etme

Öncelikle Office 365 ortamımızda E3 ve E5 lisanslar mevcut. Yoğun bir geçiş senaryosu içerisinde bazı ihtiyaçlar doğmakta. Bu adımlar arasında kullanıcıların belli bir boyuta ulaştıktan sonra arşiv özelliğinin açılması, yine bizlerin iç politikasına uygun şekilde hazırlanan retention policyinin atanması ve arşivin varsayılan olarak 100GB limitli gelmesi ve bu işlemin sistem yöneticileri tarafından manuel olarak açılması gerekmekte.

Eh büyük bir yapıda bunu manuel olarak takip etmek pek mümkün olmayacak, gözden kaçacak. Bunu otomatikleştirmemiz gerekmektedir.

Aşağıda belirtilen scripti otomatikleştirip, son kullanıcı tarafında artık bu adımları takip etmemize gerek kalmayacaktır.

#arşiv özelliği kapalı olan kullanıcıları $users değişkenine atar
$users=(Get-ExoMailbox -ResultSize Unlimited -PropertySets Archive | where {$_.ArchiveStatus -eq "None"}).UserPrincipalName

$archiveenabled= "Mail Adresi"
$archiveenabled += "`r`n"
$count = 0

foreach($usr in $users) {
#users içerisinde olan kullanıcıları tek tek mailbox boyutları çevrilir.
    $Stats = Get-EXOMailbox -UserPrincipalName $usr | Get-EXOMailboxStatistics | Select-Object *, @{Name="TotalItemSizeGB"; Expression={[math]::Round(($_.TotalItemSize.ToString().Split("(")[1].Split(" ")[0].Replace(",","")/1GB),0)}}
#çevrilen boyutlar içerisinde +50GB boyutunu aşmiş kullanıcı var ise bu koşula uyuyorsa sırsaıyla
        if ($Stats.TotalItemSizeGB -gt 50) {

            #50GB aşan kullanıcının arşiv özelliği açılır.
            Enable-Mailbox -Identity $usr -Archive
            #Ortamımızda yazdıgımız custom retention policy uygulanır. (1yıldan önceki mailler arşive taşınacak)
            Set-Mailbox -Identity $usr -RetentionPolicy "1 Year Move to Archive RNS"
            #Arşivi açılan kullanıcının Arşiv özelliğini unlimited olarak çeviriyoruz.
            Enable-Mailbox $usr -AutoExpandingArchive
            #Arşiv politikasının direk devreye girmesi için tetikleme işlemi yapılır. Varsayılanda Microsoft bu işlemi 7 günde bir tetiklemektedir.
            Start-ManagedFolderAssistant $usr
            
            $archiveenabled += $usr
            $archiveenabled += "`r`n"
            $count++
        }
}

$dirarchiveenabled = "C:\Script\ArchiveEnabled\archiveenabled.txt"
$archiveenabled | Out-File $dirarchiveenabled

if($count -ne 0) {
#eğer işlem yapılan bir kullanıcı varsa o kullanıcının bilgilerini ilgili mail adreslerine bilgilendirme amaçlı mail atmakta.
    Send-MailMessage -To "o365<o365@babur.com>" -From "IT Department <onur.babur@babur.com>" -Subject "Office 365 Arşiv ve Retention Policy Uygulanan Kullanıcılar" -Body "Ekteki Kullanıcılar +50GB Mailbox kullanımına erişmiştir. Kullanıcıda Arşiv etkinleştirilmiş ve 1 yıldan eski mailleri arşive taşınması için aksiyon alınmıştır." -Attachments $dirarchiveenabled -SmtpServer "xxxxx" -Encoding utf8

}